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Januar 2017 – Neue Vorgaben für Kassensysteme

Die großen, massiven und in Handarbeit gefertigten Registrierkassen aus dem Tante-Emma-Laden sind schon längst nur noch ein Relikt der Vergangenheit. Doch auch modernere Kassensysteme sind nach Ansicht vieler Experten nicht ausreichend vor Manipulationen geschützt, so dass der Gesetzgeber die Anforderungen an moderne Registrierkassen noch einmal verschärft hat. Die Übergangsfrist der schon seit November 2010 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) läuft am 1. Januar 2017 aus und Einzelhändler dürfen ab diesem Zeitpunkt nur noch Kassensysteme verwenden, die diesen Anforderungen entsprechen. Doch wie sehen diese Anforderungen eigentlich im Detail aus und was müssen Einzelhändler und Gastronomen ab Januar 2017 beim Kauf eines neuen Kassensystems beachten?

Was regelt die GoBD in Bezug auf Kassensysteme?

Grundsätzlich müssen die Daten in Kassensystemen digital und vor allen Dingen unveränderbar gespeichert werden können. Zusätzlich müssen die Daten jederzeit zum Abruf bereitstehen. Dies betrifft vor allem die maschinelle Auswertbarkeit und die Lesbarkeit der digitalen Unterlagen, denn Hintergrund der GoBD ist die ordnungsgemäße Buchführung im Allgemeinen und die bessere Überprüfung durch die Finanzverwaltung in Bezug auf die eingereichten Unterlagen im Speziellen. Zudem müssen die verwendeten Kassensysteme in der Lage sein, die Archivierung bestimmter Daten sicherzustellen.

Diese Daten betreffen:

  • die im System hinterlegten Warengruppen und Artikel, inklusiver der zugehörigen Preise
  • Daten in Bezug auf Änderungen, Auswertungen und Programmierungen von Stammdaten
  • alle Journaldaten
  • den Einsatzort und die Einsatzzeit der Kasse

Wichtig: Zur Archivierung bestimmte Daten sind außerdem Informationen über Stornobuchungen, denn gerade im Bereich der Stornierung von fehlerhaften Buchungen sind mannigfaltige Manipulationen möglich. Daher legt das Finanzamt auf diesen Bereich der Unterlagen besonderes Augenmerk.

Wer ist von den neuen Vorgaben für Kassensysteme betroffen?

Grundsätzlich sind alle Gewerbetreibenden von den Regelungen der GoBD betroffen, die zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind. Zudem natürlich alle Unternehmen, die ihre Waren mit Hilfe von Registrierkassen oder PC-Systemen verkaufen. Kaufleute sind in der Pflicht Bücher zu führen, während Kleingewerbetreibende lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anfertigen. Natürlich können sie dennoch freiwillig Bücher führen.
Registrierkassen haben bei Bargeschäften den Zweck, Einnahmen zu verbuchen. Die aus diesem Vorgang gewonnenen Belege fungieren als Unterlagen für die Kassenführung und sind somit direkt den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung unterworfen.

Welche speziellen Regelungen gelten für Registrierkassen?

Neben der Aufbewahrungspflicht digitaler Unterlagen bei Bargeschäften, bringen die neuen Vorgaben für Kassensysteme auch ein Verbot für eine unzulässige Verdichtung der Daten, sowie ein Verbot der Aufbewahrung ausschließlich in gedruckter Form mit sich. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Registrierkassen fähig sein müssen, im direkten Zugang digitale Unterlagen zu erstellen und alle steuerlich wichtigen Daten zu speichern. Kassen, die lediglich die Tagesendsumme speichern, sind ab Januar 2017 nicht mehr gestattet. Es gibt viele Anbieter von Kassensystemen, die ihre Produkte extra auf die gesetzlichen Anforderungen abgestimmt haben.

Wie sollten die betroffenen Kaufleute und Unternehmen jetzt vorgehen?

Alle Registrierkassen und Softwaresysteme, die steuerrelevante Daten produzieren oder mit diesen in Zusammenhang stehen, sollten im Hinblick auf die Vereinbarkeit mit der GoBD überprüft werden. Alle Kassen, die dieser Prüfung nicht standhalten, müssen bis zum Ende des Jahres 2016 ersetzt werden. Die Pflicht zur Verwendung elektronischer Registrierkassen sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Denn ein Verstoß gegen die Regelungen der GoBD kann nicht nur zu Problemen mit den Finanzbehörden, sondern auch zu empfindlichen finanziellen Einbußen führen. Bei Inventorum finden Gewerbetreibende infrage kommende Kassensysteme und können sich ausführlich über die einzelnen Anforderungen informieren. GoBD-konforme iPad-Kassen sind das Spezialgebiet von Inventorum.

Zwar stellt die Neuanschaffung eines modernen Kassensystems zunächst eine finanzielle Investition dar, doch auf lange Sicht kann sich diese Anschaffung auch für Händler lohnen. Denn moderne Kassensysteme können auch mit vielen Vorteilen aufwarten. So können die technischen Möglichkeiten moderner Kassen den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und somit auch Zeit und Geld sparen. Auch den Vorteil einer integrierten Warenwirtschaft und einer erleichterten Inventur können moderne Kassensysteme offerieren.

Was kann in der Zukunft noch auf die Händler zukommen?

Auf die Händler in einigen Bundesländern könnte in Zukunft eine weitere Neuerung auf dem Gebiet der Registrierkassen zukommen. So planen einige Bundesländer, möglicherweise das sogenannte INSIKA-Verfahren (integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) einzuführen. Das Einsatzgebiet dieses Verfahrens soll vor allem in Branchen mit viel Bargeldeinsatz sinnvoll sein. Das komplexe Verfahren bedient sich Schutzmaßnahmen, die gegen Manipulation unter Einsatz von Kryptografie wirken sollen. Solche findet man besonders bei Taxametern und Registrierkassen. Auch die Einführung von digitalen Signaturen, wie sie im Rechtswesen oder bei Bankgeschäften teilweise schon üblich sind, wird derzeit in Politik und Wirtschaft heiß diskutiert. So könnten Buchungen eindeutig dem betreffenden Steuerpflichtigen zugeordnet werden. Die deutschen Industrie- und Handelskammern stehen diesen Überlegungen bislang jedoch noch kritisch gegenüber.

Kritik an den veränderten Anforderungen an den neuen Registrierkassen

Experten der Industrie- und Handelskammern befürchten, dass viele der betroffenen Gastronomen und Händler noch nicht ausreichend über die neuen Anforderungen an ihre Kassensysteme informiert sind und daher ihre Systeme noch nicht umgestellt haben. Zudem müssen besonders die Einzelhändler hohe Investitionen tätigen, um sich mit neuen Kassensystemen auszurüsten.

Ab Januar 2017 gelten für Kassensysteme und Registrierkassen neue Anforderungen, die dem Schutz vor Manipulationen dienen und einen Steuerbetrug erschweren sollen. Händler, Gastronomen und andere Gewerbetreibende sind verpflichtet, ihr Kassensystem bis zu diesem Zeitpunkt hinsichtlich ihrer Vereinbarkeit mit der GoBD zu überprüfen. Zwar stellt diese Umstellung zunächst eine größere Investition dar, kann aber auch als Chance wahrgenommen werden. Denn moderne Kassensysteme sind in der Lage, den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht zu erleichtern. Die Zukunft ist digital und das gilt auch für den Bereich der Kassensysteme.

Bildernachweis:
Titelbild – Urheber: wavebreakmediamicro / 123RF Lizenzfreie Bilder

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